E-posta ayarları

FlowDesk postayı kendi başına üretmez: giden postayı kurumunuzun SMTP sunucusu üzerinden gönderir, gelen postayı kurumunuzun posta kutularından IMAP ile okur. Bu ayarların hiçbiri ortam değişkeni ya da values.yaml alanı değildir. Hepsi panelden girilir ve veritabanında saklanır. Panelde Ayarlar → Posta ve SMS → E-posta sekmesini kullanın.

Bunun için panelde mail-settings:view ve mail-settings:save izinleri gerekir; posta kutusu eklemek için ayrıca mail-accounts:mail-account-create:save izni gerekir. Yalnızca görüntüleme izni olan bir kullanıcı ayarları görür ama Düzenle/Gönder düğmelerini görmez.

Önceden hazırlayın

Bilgi	Nereden
SMTP sunucu adresi ve portu (587/STARTTLS ya da 465)	Posta yöneticiniz
Gönderen adresi ve görünen ad	Kurumsal tercihiniz
SMTP kullanıcı adı ve parolası	Posta yöneticiniz
Gelen posta kutusu adresi(leri)	Kurumsal tercihiniz
IMAP sunucu adresi ve portu (genellikle 993)	Posta yöneticiniz

SMTP kullanıcı adı ile görünen gönderen adresi aynı olmak zorunda değildir. FlowDesk bu ikisini ayrı alanlarda tutar. Kimlik doğrulaması olmayan bir relay kullanıyorsanız kullanıcı adını boş bırakın; boşsa FlowDesk oturum açmayı hiç denemez.

Giden posta: SMTP sunucusu

SMTP sunucu ayarları kartında Düzenle’ye basıp sunucu adresini, portu ve STARTTLS kullan seçeneğini girin. STARTTLS’i açık bırakın: kapatmak oturumun şifrelenmeden kurulacağı, parolanızın ağda açık geçeceği anlamına gelir; yalnızca sunucunuz gerçekten şifrelemesiz bekliyorsa kapatın. Kaydedince kart Yapılandırıldı rozetini gösterir.

Ardından Sistem e-posta kimliği kartında gönderen adresini, görünen adı, (varsa) SMTP kullanıcı adını ve parolasını girin. Bu, hiçbir posta kutusuna ait olmayan postaların göndereni olur (tek kullanımlık şifreler, karşılama e-postaları, bildirimler). Parola alanı kaydedildikten sonra her zaman boş görünür. Bu bir hata değil, sunucunun parolayı geri okumadığının göstergesidir; boş bırakmak “sil” değil “mevcut parolayı koru” demektir.

Kaydettikten sonra Test gönderimi ile bir adrese test postası atın. En sık karşılaşılan sonuçlar:

Mesaj	Anlamı
Başarıyla gönderildi	Sunucu postayı kabul etti: alıcının gelen kutusunu ve spam klasörünü kontrol edin
Sunucu bağlantıyı veya gönderim kimliğini reddetti	Kullanıcı adı/parola ya da gönderen adresi sunucu tarafından reddedildi
E-posta sunucusuna ulaşılamadı	Ağ seviyesinde bağlantı yok: adres/port doğru mu, çıkış açık mı
Gönderim denemesi zaman aşımına uğradı	Genelde bir güvenlik duvarı paketi sessizce düşürüyordur
E-posta gönderimi yapılandırılmamış	SMTP sunucusu veya gönderen kimliği eksik

Test başarılı olması postanın teslim edildiği anlamına gelmez. Yalnızca sunucunun postayı kabul ettiğini kanıtlar.

Teslimat için DNS kayıtları

SMTP ayarı doğru olsa bile alıcı sunucular postanızı reddedebilir veya spam’e atabilir. Kendi DNS’inizde üç kayıt yayınlayın:

• SPF: kullandığınız SMTP sunucusunun sizin adınıza göndermeye yetkili olduğunu belirtir. Mevcut SPF kaydınıza ekleyin; bir alan adında yalnızca bir SPF kaydı olabilir.
• DKIM: giden postayı imzalar; posta sunucunuzun ürettiği seçici (selector) + genel anahtarı DNS’e koyarsınız.
• DMARC: SPF/DKIM uyuşmadığında alıcının ne yapacağını belirtir. p=none ile başlayıp raporları izleyin, teslimat kararlı hâle geldikten sonra sıkılaştırın.

Gelen posta: posta kutuları (IMAP)

Aynı sayfadaki Posta kutuları tablosundan Posta kutusu ekle ile bir kayıt açın:

Alan	Açıklama
Ad	Panelde görünen etiket
Posta kutusu adresi	Gerçek adres, ör. destek@kurumunuz.com
IMAP sunucusu / Port	Genellikle 993
Bağlantı güvenliği	Bağlanırken SSL (993) veya STARTTLS (143)
Kullanıcı adı / Parola	Bu posta kutusunun IMAP hesabı
Klasör	Varsayılan INBOX
Alım yöntemi	Aşağıya bakın
İşlem sonrası	Aşağıya bakın
Yoklama aralığı	10 ile 3600 saniye arası

Alım yöntemi en kritik alandır: IMAP seçiliyse FlowDesk posta kutusunu düzenli yoklar; Webhook seçiliyse posta kutusu hiç yoklanmaz, postalar posta sağlayıcınızdan (ör. Mailgun) v1/integration/inbound-email/webhook endpoint’i üzerinden FlowDesk’e itilir (bkz. Webhook ve otomasyon); Yok seçiliyse posta kutusu ne yoklanır ne dinlenir (geçici durdurma için kullanışlı).

İşlem sonrası, bir mesaj talebe dönüştürüldükten sonra IMAP sunucusundaki mesaja ne yapılacağını belirler: Okundu işaretle (varsayılan) mesajı \Seen yapar, Klasöre taşı belirttiğiniz başka bir klasöre taşır (bu seçenekte hedef klasör adı zorunludur), Hiçbir şey yapma mesaja hiç dokunmaz.

Havuz eşleşmesi sütunu boşsa, o adrese gelen postayı kabul edecek bir havuz yapılandırılmamış demektir. Posta okunur ama gideceği yer bulunamaz. Bir havuzun “gelen e-posta adresi” alanını bu posta kutusunun adresiyle eşleştirin.

Formdaki Bağlantıyı test et düğmesi gerçek bir IMAP bağlantısı dener; kayıtlı bir posta kutusunu yeniden test ederken parolayı tekrar yazmanız gerekmez.

Mesaj	Ne yapmalı
Sunucu kullanıcı adını veya şifreyi reddetti	Kimlik bilgilerini doğrulayın; hesapta IMAP erişimi açık mı bakın
Sunucuyla güvenli bir bağlantı kurulamadı	Bağlantı güvenliği seçimi portla uyumlu mu (993→SSL, 143→STARTTLS)
Posta sunucusuna ulaşılamadı	Adres/port yanlış ya da ağ çıkışı kapalı
Belirtilen klasör bu posta kutusunda bulunamadı	Klasör adını kontrol edin (INBOX / Gelen Kutusu gibi büyük/küçük harf veya dil farkları olabilir)
Bu port, bağlantı testleri için izin verilenler listesinde değil	Bağlantı testi yalnızca 143 ve 993’e izin verir

Bağlantı testi dakikada 10 denemeyle sınırlıdır; sınıra takılırsanız kısa bir süre bekleyin.

Kurulum sonrası kontrol listesi

• SMTP ve sistem e-posta kimliği kartları Yapılandırıldı gösteriyor
• Test gönderimi başarılı ve test postası gerçekten gelen kutusuna ulaştı (spam’e değil)
• SPF, DKIM ve DMARC kayıtları yayınlandı
• Her posta kutusu için bağlantı testi başarılı
• Her posta kutusunun Alım yöntemi doğru ayarlı
• Havuz eşleşmesi sütununda boş satır yok

Sık karşılaşılan durumlar

Test başarılı ama posta gelmiyor. Neredeyse her zaman DNS’tir: önce SPF/DKIM/DMARC’ı, sonra alıcının spam klasörünü kontrol edin.

Posta kutusu eskiden okunuyordu, şimdi okunmuyor. Alım yöntemini kontrol edin: Yok seçiliyse posta kutusu bilinçli olarak durdurulmuştur.

Panelde ayarları göremiyorum / Düzenle düğmesi yok. İlgili mail-settings:view ya da mail-settings:save izniniz yok; panel yöneticinizden isteyin.

Parolalar hiçbir zaman panelde, günlüklerde veya API cevaplarında geri gösterilmez; bir ayarı kimin ne zaman değiştirdiği denetim kayıtlarına yazılır.